Essa sem dúvida é a maior pergunta que recebemos diariamente seja por telefone, e-mail ou WhatsApp. Afinal de contas qual relógio de ponto devo comprar para o meu negócio?
Vou ajudar você a entender qual tipo de Relógio de Ponto pode usar conforme o tamanho do seu negócio e se é realmente necessário.
Responder essa pergunta é simples mas ao mesmo tempo não tão simples. Pois exige que preenchemos alguns pré-requisitos anteriormente.
Com isso em mente desenvolvemos um quadro de perguntas que vai mostrar como ter um melhor direcionamento quanto a melhor solução.
Porém precisamos contextualizar e colocar você a par do que temos a disposição nos dias de hoje e se isso faz realmente sentido.
Fica comigo ate o final desse post que tudo vai se encaixar como deve ser.
Começamos sempre pelo ponto número 1: Cada caso é um caso e toda regra tem exceção. Vamos lá, será que você precisa realmente de um controle de ponto.
Bom a resposta começa pela pergunta. Quantos colaboradores você tem? Caso você tenha mais de 5, eu certamente recomendaria um controle de ponto.
“Puxa mas 5 colaboradores é muito pouco, vou perder muito tempo controlando horários, isso por si só já é um desperdício de tempo?“.
O fato é que mal lembramos o que almoçamos a dois dias então imagine lembrar qualquer situação sobre o registro de ponto efetuado por um colaborador.
Um controle como esse pode ser feito de maneira manual usando uma Folha Ponto ou um Cartão de Ponto. Ambos podem ser adquirido em uma papelaria da sua cidade.
Até mesmo em uma folha de caderno com o nome do seu colaborador e os horários de entrada, saída e intervalos.
Pra ajudar vamos disponibilizar nosso modelo de Folha de Ponto. Você pode imprimir na sua impressora e facilitar o seu controle.
Quando temos até 20 colaboradores o seu controle de ponto não é obrigatório, ou seja, é uma escolha sua fazer ou não.
Em 2009 o Ministério do Trabalho e Emprego implementou a Portaria 1.510 e regulamentou que empresas de qualquer porte com mais de 20 colaboradores são obrigados a ter um controle de ponto.
Nesse caso também podemos optar por um controle manual como os indicados anteriormente, porém imagine você fazer um controle de ponto de mais de 20 colaboradores na mão.
Certamente é trabalhoso e você vai dispender de um tempo precioso que poderia estar se preocupando com seu negócio para validar e controlar.
Manual nem pensar, para onde vamos então.
E como controlar mais de 20 pessoas se estão realmente batendo o controle de ponto como deve de maneira que não seja totalmente manual.
É ai onde entra o Controle de Ponto Mecânico, ou também chamado de Cartográfico.
Esse relógio tem o objetivo de imprimir no cartão ponto de papel a hora atual no espaço de Entrada ou Saída.
Obviamente que nesse caso vamos agilizar o processo de registro do ponto por meio dos colaboradores, evitando filas e demoras inevitáveis, mesmo assim não saia pra Comprar seu Relógio Ponto antes de terminar de ler.
Entretanto ainda as conferências e cálculos ainda serão realizados de maneira manual e nesse caso recomendamos fortemente o uso de uma planilha de cálculos que ajude nesse processo.
Convenhamos então, você precisar digitar um cartão ponto inteiro em uma planilha para fazer os cálculos de horas. Trabalheira sem fim, concorda?
Posso usar um Relógio Ponto Eletrônico Antigo?
Antes da Portaria 1.510 existiam vários equipamentos e sistemas de ponto e justamente por isso foi necessário a padronização desses recursos.
O fato é que muitos controles existentes antes da Portaria 1.510 levavam critérios que muitas vezes eram vantajosos apenas aos Empregadores.
Infelizmente na maioria das vezes bem desvantajosos aos colaboradores.
Não vamos julgar o certo ou o errado e quem fazia ou não uso desses artifícios.
O fato é que várias empresas usavam equipamentos que faziam a gestão de ponto de forma errada.
Colaboradores registravam seus horários de trabalhos, mas os equipamentos manipulavam tais informações conforme a necessidade da empresa.
Isso colocou em dúvida não um ou dois mas vários equipamentos de ponto da época.
Alguns chegavam a proibir o registro de ponto do colaborador caso ele estivesse fora de uma faixa permitida.
E o bom senso do que era correto foi por agua abaixo e tornou-se uma ferramenta que não fazia o certo.
A lei que veio padronizar.
Com a implementação da Portaria 1.510 a padronização dos equipamentos mudou isso.
Tornou-se obrigatório o uso de equipamento que sejam devidamente homologados pelo Ministério do Trabalho e Emprego.
E nessa rápida descrição que vem os Relógios de Ponto Eletrônicos conhecidos por REP.
Não é possível utilizar nenhum outro controle de ponto eletrônico que não seja um equipamento devidamente homologado.
O fato do registro de ponto ser eletrônico, obriga que apenas equipamentos homologados tenham validade jurídica em causas trabalhistas.
Verifique com o seu fornecedor se o equipamento é homologado, isso vai evitar dores de cabeça futuras.
Acabamos com os equipamentos mas e o sistema.
E com isso também surgiu a obrigatoriedade de um Sistema de Registro de Ponto Eletrônico. Conhecidos por SREP.
Ao optar usar um REP você precisa de um SREP. Responsável em pegar os registros coletados e facilitar o tratamento das horas trabalhadas.
Parece confuso a divisão entre REP e SREP mas foi necessário para as empresas escolherem uma solução que não gerasse dependência de um único fornecedor.
Você pode ter o Equipamento de uma empresa homologada e o sistema de outra, mas fica a ressalva, sempre verifique a compatibilidade.
Isso é um pré-requisito na verdade, mas verificar antes de comprar ajuda muito.
Então dito e esclarecido isso é que vem os Relógios Eletrônicos de Ponto Homologados que agilizam e muito o registro e coleta das batidas de ponto.
Tivemos a oportunidade de trabalhar com algumas marcas excelentes de mercado. E a compatibilidade entre eles é de suma importancia.
As perguntas que não querem calar antes de Comprar o Relógio Ponto.
Afinal quais as perguntas você precisa responder pra saber qual o melhor controle de ponto que você deve adquirir:
Você tem mais que 20 colaboradores?
Você precisa de um Controle de Ponto obrigatoriamente, seja ele em papel, mecânico ou eletrônico.
Se for Eletrônico tem que ser um REP Homologado e um sistema.
Se o seu negócio tem menos que 20 colaboradores, então é opcional.
Já descobriu que tem que controlar o ponto, então a pergunta é: Você tem alguém na empresa responsável pelo processo de conferência?
Caso tenha o controle em papel e/ou mecânico pode funcionar mas vai dar trabalho, pode acreditar.
Se não for o caso, provavelmente você vai terceirizar isso com o seu escritório de contabilidade, e a pergunta é:
Vai ter alguém lá pra fazer esse processo de controle?
O controle de papel ou mecânico pode funcionar, mas em geral os escritórios cobram um valor adicional pra fazer esse trabalho.
Se não tem alguém no Escritório de Contabilidade então o eletrônico é a melhor pedida.
Um detalhe tem que ficar claro, você precisa de alguém responsável por isso. Na sua empresa ou contabilidade e em alguns casos em ambos os locais.
Vai usar um Controle de Ponto Eletrônico, então é só comprar um Relógio Ponto?
Sim, só não pode esquecer do Sistema de Gerenciamento de Ponto – SREP. Então vai ter que escolher um também.
Os equipamentos e sistemas devem te compatibilidade, mas nada como obter o sistema do mesmo fabricante.
Tenha em mente que no Controle de Ponto Eletrônico, a segurança em tratamento dos dados vem em primeiro lugar.
Então não adianta Comprar um Relógio de Ponto REP sem um Sistema de Gerenciamento SREP?
Um depende do outro no resultado final e ambos devem ser homologados.
Por último e não menos importante: Você valoriza seu tempo?
Obviamente que sim, então, opte por um controle eletrônico e seja feliz.
Controles mecânicos ou manuais geram muita dor de cabeça nas conferências e horas em cálculos.
Use esse tempo para oportunidades de mais valor.
A conferencia é inevitável em qualquer controle e você vai precisar de um responsável por isso. O Escritório de Contabilidade vai calcular as horas, mas alguém precisa validar os registros antes.
Caso você ainda não conheça uma solução que implementa o controle de ponto, convido a visitar essa oferta que entrega tudo isso.
Normalmente o controle de ponto envolve 3 itens:
- O Responsável pelo ponto;
- O equipamento
- O Sistema
Ficou alguma duvida, pergunta pra gente.
Sempre digo isso e não me canso, o Controle de Ponto deve ser bom para ambos, Empregados e Empregadores!
Forte abraço e até a próxima.
pela Prologic Digital
6 respostas
Tenho um relógio de ponto REP da madis, um relógio mecânico que não sei a marca e preciso digitar na mão e um sistema de ponto sem nome na empresa que trabalho.
Vou precisar de mais um equipamento, posso usar dois equipamentos de marcas diferentes em um mesmo sistema?
Obrigada pelo conteúdo.
Oi Lucia,
Vamos lá, sim, vc pode usar relógios de marcas diferentes em um mesmo sistema. Se o seu sistema é um sistema homologado SREP ele tem que ter essa possibilidade.
No Relógio Mecânico não tem como fugir, realmente tem que digitar, e deve dá um trabalhão, eu recomendo que você se programe pra adquirir um equipamento pra evitar esse trabalho.
Pense em quanto tempo você precisa se dedicar a essa função…
Trabalhos mecânicos, além de cansativos e repetitivos, vão deixar você com essa sensação de improdutiva.
Um Eletrônico vai ajudar inclusive evitando erros de digitação que podem ocorrer, afinal, somos humanos né.
Nós temos um equipamento muito bacana que pode ser adquirido em 12x, dá uma olhada.
Certamente vai te ajudar bastante.
Se tiver mais dúvidas pode mandar por aqui ou se preferir através do formulário de contato.
Espero ter ajudado.
Forte abraço.
Boa tarde Rogério,
Pena que achei muito tarde essa postagem. Tenho uma dúvida. Comprei um relógio ponto da marca henry mas tenho muita dificuldade em usar, fora que vive dando problemas ao passar os dados dele pro meu programa, queria saber se posso parar de usar, pois tenho apenas 4 funcionários. Meu contador não me disse que não era obrigado.
Se eu for obrigada a usar, posso trocar esse meu relógio por outra marca e no caso se puder, vocês aceitam como parte do pagamento esse equipamento que comprei?
Comprei o relógio pelo Mercado Livre mas nunca ficou 100%
Pode me ajudar.
Eliane
Oi Eliane,
Puxa que pena que demoramos muito, mas vamos lá, vou fazer o possível pra te dar o melhor norte.
Olha, os equipamentos de ponto no geral, tem suas especificidades. Alguns mais simples, alguns mais complicados, depende muito do modelo e do fabricante. Por isso entendo que você tenha essa dificuldade em usar. Nesse caso em tentar usa-lo de maneira melhor, seria bacana procurar conteúdos do modelo que você adquiriu. Provavelmente deve haver algum conteúdo na internet que te ajude nisso.
Se não achar nada, manda um e-mail pra gente na área de contatos que ajudamos a achar o conteúdo especifico do seu modelo, ok?
Bora lá. Alguns contadores pedem o controle do seu ponto um pouco pra agilizar o seu controle mas no meu entender a maioria quer mesmo é te proteger de futuras reclamações trabalhistas. Para um parecer melhor precisava saber mais sobre seu negócio. Dependendo do setor, mesmo com poucos colaboradores é legal ter um controle eletrônico sim.
Bom, você não é obrigada, conforme nosso texto a usar um eletrônico, você pode optar em não ter e não fazer esse controle, mas saiba. Ter documentação vai te ajudar e proteger. Além do mais você já tá com o equipamento ai, então vamos botar pra rodar direito. Essa sem duvida é a minha melhor indicação.
Outro detalhe importante é que se você já tem o Relógio Iniciado e com pontos nele, você precisa guardar ele por 5 anos, pois ele tem uma memória fiscal e os registros que seus colaboradores fizeram estão na memoria dele e não podem ser apagadas. Então você não pode nem vender, nem trocar e nem devolver, porque se for solicitado por um Juiz apresentar esses dados, será aferido a memoria do equipamento. Então mantenha ele com segurança.
Quanto a comprar no Mercado Livre, lá é só um meio de vendas, pode sim ter ocorrido algum problema, mas não quer dizer que foi por ter sido a venda vinda de lá.
Então não se preocupe quanto a isso.
Tente conversar com quem vendeu pra você, tenho certeza que se for um bom vendedor ele fará o possível pra ajuda-la, certo?
Se tiver mais dúvida, pode mandar por aqui, mas se quiser algo mais personalizada, pode mandar uma mensagem pra nós que certamente vamos te ajudar no que for possível.
Espero ter ajudado,
Forte abraço.
Oi, gostei do conteúdo, obrigado por compartilhar.
Tenho uma dúvida.
Minha empresa tem 50 funcionários e faço tudo no excel com folha ponto, posso fazer uso apenas do sistema sem o relógio? E se sim serei obrigado a usar um relógio também?
Fernando
Oi Fernando,
Que bom que gostou do conteúdo, mas vamos lá.
Você pode usar um sistema sim e vai te ajudar bastante comparado com lançar em uma planilha. Certamente seus dados vão estar a salvo e os cálculos dos sistemas ajudam muito no processo. Eventualmente você terá um custo por usar um sistema, mas vai ganhar tempo nos cálculos. Por outro lado o trabalho de digitação que você tem hoje na planilha vai continuar no sistema e neste caso o recomendado é usar o Relógio de Ponto pra coletar essa informação e não precisar ficar digitando.
Você não é obrigado a usar um Relógio de Ponto Eletrônico se for usar o Sistema, mas se for o contrário sim, ou seja, se for usar um Relógio de Ponto Eletrônico é obrigado a usar um sistema.
Espero ter ajudado.
Se tiver mais dúvida pode perguntar.
Forte abraço e até a próxima.